Как работает BPM-система. Оптимизируем бизнес-процесс с помощью симулятора

Нотации – инструмент для отображения бизнес-процессов.

Как молоток и пяльцы, они полезны в умелых руках и бесполезны для тех, кто не знает их назначения. Рисовать или не рисовать схемы бизнес-процессов? – вопрос, вызывающий немало дискуссий. Однако мы уверены в том, что схемы действительно необходимы при определенных условиях.

Количество убивает качество

Когда ваша компания состоит из нескольких человек, когда вы знаете каждого поимённо, схемы вам вряд ли пригодятся.

Но как только бизнес разрастается, а большинство сотрудников превращаются в незнакомцев, нужно фиксировать и отображать рабочие процессы. Иначе – компанию ждет крах

Возможно, есть простой способ улучшить работу компании, но вы не знаете о нём, потому что представляете работу предприятия только в общих чертах, без подробностей.

В каких случаях нужно рисовать схемы?

• если участились жалобы клиентов и вы не можете понять, на каком именно этапе возникли проблемы. Иногда достаточно разбить весь рабочий процесс на отдельные этапы, чтобы понять, в чём проблема, почему вы срываете сроки и не соблюдаете договорённости;
• если вам нужны подробные технологические описания для исполнителей. Вашим программистам, например, необходимо точно описать процесс и его работу, представив понятный алгоритм. Иначе на выходе получится полная ерунда.

Как пользоваться нотациями

Нотации используют как новички, так и те, кто на описании бизнес-процессов собаку съел. Разобраться в нотациях просто. Например, BPMN предлагает шесть основных элементов схемы :

• Действие. Этот элемент отражает определенную часть работы.
• Событие. Показывает, когда что-то «случилось»: например, пришел заказ.
• Шлюзы. Они соединяют или разделяют другие элементы схемы.
• Артефакты. Задача этого элемента – улучшить читаемость схемы, дать дополнительную информацию.
• Потоки. Отображают последовательность работы.
• Дорожки и пулы. Разделяют ответственность между задачами.

На схеме процесс можно отобразить через последовательность событий, шлюзов и действий, соединенных потоками.

Схема процесса

Все их будут объединять пулы, отражающие сферу ответственности. Так, заявка от клиента – это событие. Через поток работа передаётся в действие, причём вы можете указать артефакт, чтобы читателю было проще понять, что нужно на этом этапе. Если есть два варианта действия, например, вы заказали товар, а он на складе либо есть, либо нет, используйте шлюз, который приведет к действиям.

Схема процесса без исполнителей

Замкнуться схема должна новым событием, например выдачей товара покупателю. Все это будет обернуто пулом с названием бизнес-процесса. Чего не хватает на схеме? Исполнителей. Их можно добавить с помощью дорожек.

Схема процесса с исполнителями

Допустим, вы составили приблизительную схему, как описано выше, а причины задержек в отгрузке товара остаются тайной, покрытой мраком. Уточните схему, введя в нее задачи – конкретные действия, порученные конкретным людям. Если действий слишком много, можно использовать подпроцессы – эти элементы сокращают процессы, делая слишком подробную схему простой для понимания.

Подпроцессы отображаются в виде свёрнутых элементов

Сравнение разных инструментов для нотации BPMN

Мы описали основные элементы BPMN. Рисовать процессы в этой нотации можно в разных инструментах. Сравнение их возможностей – в таблице ниже.

Как пользоваться бесплатной программой

Воспользоваться BPMN вы можете бесплатно, просто перейдите по ссылке – и перед вами откроется рабочая область, процессник. Нотация работает прямо из браузера, ничего скачивать и устанавливать на компьютер не нужно.

Слева вы увидите значки, отображающие разные типы бизнес-процессов: событие, действие и т.д. Выбирайте их с помощью курсора и рисуйте схему. Справа вы увидите кнопку со знаком вопроса. Там вы найдёте короткую справочную информацию о том, как работать с программой. Нажав на кнопку поддержки и выбрав соответствующий раздел в меню, вы скачаете подробный мануал, описывающий все тонкости использования нотации. Как и сама нотация, справочник-мануал бесплатный. Вы также можете подписаться на образовательную рассылку, посвящённую BPMN.

Так выглядит рабочее окно программы

Как нарисовать регламент бизнес-процесса

• определите проблему , которую нужно решить. Например, задерживается отправка готовых заказов;

• определите начало и конец процесса . Процесс не может заканчиваться передачей задачи в другой отдел компании, он всегда должен завершаться передачей товара или услуги клиенту, иначе он не имеет смысла. Вход – это точно определенная потребность клиента. Вход и выход в процесснике маркируются как «событие»;
• опишите всё , что нужно сделать, чтобы товар или услуга дошли до клиента. Для начала обозначьте только порядок действий, но не уточняйте, кто этим должен заняться;
• укажите последовательность действий , расположив элементы схемы в нужном порядке;
• укажите исполнителей , выполняющих действия. Если какие-то действия совершает один и тот же человек, их можно объединить в один пункт для экономии времени;
• детализируйте схему , расписав, как нужно совершать каждый отдельный шаг. Это самый трудоемкий из всех этапов;
• продумайте контроль за исполнением проработанной схемы. Нельзя ли ее автоматизировать?
• предусмотрите исключительные случаи.

Как видите, рисование схемы – только часть аналитической работы, верхушка процесса. Большой пласт работы совершается вне процессника, когда вы продумываете, как наладить последовательность задач, на какие этапы их разбить, какие экстренные случаи могут возникнуть.

Думаю, что абсолютное большинство специалистов, которые занимаются моделированием бизнес-процессов, слышали о такой программе как «ARIS». А вот «вживую» с ней знакомы лишь единицы.

Виной тому высокая стоимость и сложность освоения программы, которая произрастает из высокой функциональности продукта. Однако в 2009 году корпорация IDS Scheer выпустила ARIS Express – бесплатную упрощенную версию программы для моделирования бизнес-процессов.

Бесплатная версия программы поддерживает только базовые типы диаграмм, не имеет многопользовательской поддержки, не использует базу данных, не содержит инструментов для формирования отчётов и средств анализа модели. И самое главное: ARIS Express не поддерживает связи между создаваемыми объектами в отличие от полноценной платной версии, то есть отсутствует контроль целостности и непротиворечивости модели. Это означает, что при редактировании одной модели программа не будет вносить соответствующие изменения в другую модель, а также не будет проверять существуют ли должности, указываемые в качестве ответственных в процессе и т.д.

Архитектура программы базируется на Java Runtime Environment (JRE), так что будьте готовы к тому, что программа будет серьёзно «подтормаживать», зато теоретически существует возможность запустить программу под Linux. Интерфейс выполнен в современном минималистическом стиле: красивые крупные иконки и описания к ним (русской локализации на данный момент нет).

ARIS Express поддерживает следующие типы моделей:

• Организационная диаграмма (Organizational chart)
• Бизнес-процесс (Business process)
• ИТ-инфраструктура (IT infrastructure)
• Карта процессов (Process landscape)
• Модель данных (Data model)
• Карта систем (System landscape)
• Доска (Whiteboard)
• BPMN диаграмма версии 2.0 (BPMN diagram)
• Общие диаграммы (General diagram)

Первый модуль, как и следует из названия, предназначен для построения организационной структуры. В целом редактор кажется очень продуманным и удобным (особенно для новичков). Основные элементы большие и яркие, находятся в видном месте, управление логично и интуитивно понятно. Особенно хочется выделить технологию Smart Design, которая позволяет очень быстро формировать модель в таблице и мгновенно синхронизировать её с графическим отображением в редакторе. При наведении мышки на объект программа позволяет с минимальными усилиями вставить следующий элемент, например, подчиненную должность, при помощи полупрозрачного всплывающего меню. Одно из самых удобных решений, которые нам доводилось видеть.

Для моделирования процессов можно использовать стандартный модуль для бизнес-процессов, который позволяет рисовать процессы в нотации eEPC или же использовать редактор диаграмм BPMN. Набор элементов минимальный, но всё необходимое присутствует. Полученные диаграммы системой не обрабатываются и не «исполняются» как в BPM¬-системах, поэтому выбор нотации ни на что, по сути, не влияет. При желании пользователь может настроить цвета, шрифт, а также некоторые атрибуты модели.

Как и в случае с модулем «Организационная диаграмма» мы можем строить процесс вручную или при помощи Smart Design. Для дополнительного удобства разработчики предусмотрели готовые фрагменты типовых диаграмм, которые можно перенести мышкой в редактор. При желании пользователь может заготовить и сохранить свои фрагменты диаграмм для дальнейшего использования при моделировании. Если модель слишком большая, то можно в настройках включить отображение её уменьшенной копии с возможностью удобной навигации мышкой к интересующей Вас зоне. Также предусмотрен текстовый поиск по модели.

Любую диаграмму можно экспортировать в PDF или RTF-формат, а также сохранить как картинку или распечатать. Более того, модели, сохраненные в формат «adf» могут быть перенесены в полноценную версию ARIS. Сохраненные модели можно защитить при помощи пароля.

Остальные модули программы не так примечательны и являются вариациями различных диаграмм. При помощи них бизнес-аналитик может спроектировать инфраструктуру компании или модель данных.

Наше мнение:

ARIS Express – прекрасный продукт для «рисования» моделей, особенно если Вы предпочитаете нотации eEPC или BPMN. Однако с существующими функциональными ограничениями данная программа не является конкурентом полноценным инструментам для бизнес-моделирования, таким как или или настоящим BPM-системам, например, . Но при этом ARIS Express бесплатен и значительно превосходит Microsoft Visio, в первую очередь в плане удобства использования благодаря заготовленным фрагментам диаграмм и редактору SmartDesign.

Бизнесмены отчетливо понимают, насколько важно правильно спланировать развитие структуры предприятия. Для этого предназначена программа для моделирования бизнес-процессов.

Планирование развития структуры предприятия

Софт создан для разработки эффективной схемы постановки задач перед сотрудниками. В системе составляют диаграммы, выделяют приоритеты в работе, делают акценты на главном.

В каждой утилите есть набор инструментов, которые упорядочивают действия. Они вмещают в себя ряд обязательных операций для предприятия. Выбрав важные аспекты, планируют оптимальное выполнение задач.

Эффективная схема постановки задач перед сотрудниками предприятия

Программы для построения бизнес-процессов

Business Studio

Понятный интерфейс, проста в применении. Система позволяет:

Программа помогает правильно составить проекты, получить результат от деятельности предприятия.

Предназначена для следующих целей:

• моделирования бизнес-процессов;
• составления порядка действий каждого из сотрудников для достижения главной цели организации;
• разработки поочередности действий при выполнении заданий, что поможет правильно действовать и целенаправленно двигаться к поставленной цели;
• достижения результатов от деятельности компании;
• повышения коэффициента полезного действия каждой штатной единицы, направляя их деятельность на основные цели, без рассеивания внимания на ненужные действия.

ARIS — моделирование процессов в компании, помогающее правильно распределить прибыль и повысить профессионализм сотрудника

Программа для моделирования процесса работы поможет распорядиться прибылью с высоким уровнем отдачи. Софт рассчитает стоимость каждой операции. Это позволит максимально эффективно использовать финансовые запасы организации.

Бесплатная утилита, которую скачивают на рабочий компьютер. После установки строят диаграммы для распределения приоритетов.

Созданная в программе диаграмма, помогающая в ведении дела

Система в доступной форме доносит описание плана мероприятий каждому сотруднику. Использование утилиты поможет:

• выставлять перечень заданий на установленный период для каждой штатной единицы;
• контролировать ход выполнения поставленных целей;
• упорядочить деятельность организации;
• руководству контролировать подчиненных в удаленном режиме .

Программа разработана так чтобы каждый сотрудник видел свои задачи

Интерфейс системы рассчитан на специалистов, позволяет полноценно руководить планом действий.

ELMA

Это своеобразный электронный документооборот, предназначенный для построения правильного функционирования организации и каждого сотрудника в отдельности.

Через эту систему руководители предприятий ставят цели перед отделами или коллегами. Она контролирует выполнение плана, отслеживает насколько результативны те или иные мероприятия для успеха компании.

Программа отслеживает эффективность каждого сотрудника штата.

Программа создана для руководителя, который ставит задачи перед сотрудниками. Каждый служащий видит свою работу.

С помощью утилиты можно:

• найти альтернативные методы ведения дела;
• выявить коэффициент полезного действия каждого работника;
• наладить составление проектов для роста прибыли организации;
• выявить действенные способы управления персоналом;
• определить ритмику постановки заданий для улучшения работы компании.

Используя инструмент, можно сделать технику выполнения должностных обязанностей наемного персонала рациональной.

Fox Manager

Систему скачивают на компьютер и сразу же приступают к использованию. Софт позволяет:

Программа поможет эффективно построить схемы выполнения целей предпринимательства.

Материал подготовлен специалистами компании «Абис Софт»

Как сделать выбор

Перед тем, как начать выбирать программный продукт, необходимо ответить на три основных вопроса:

1. Что требуется описать?

2. В каком объеме требуется описать?

3. Как будет контролироваться исполнение?

При ответе на первый вопрос следует определить, какие области системы управления вы собираетесь описывать, необходимо ли комплексное описание всей системы.

Ответ на второй вопрос должен дать представление о том, будет ли система управления описываться для отдельного бизнеса, подразделения или для всей организации в целом.

Третий вопрос определит ограничения, которые могут накладываться на программный продукт для того, чтобы в дальнейшем могла быть осуществлена его интеграция с исполнительной системой.

Имея ответы на данные вопросы, можно значительно сузить круг возможных программных продуктов.

• Возможность многопользовательской работы,
• Способы представления результатов,
• Интерфейс и эргономичность,
• Наличие документации и технической поддержки,
• Требования к аппаратному и программному обеспечению,
• Стоимость.

Не претендуя на истину в последней инстанции, авторы обзора предлагают некоторые варианты оценки рассмотренных продуктов.

1. Если у компании уже разработана стратегия и ее нужно контролировать, то из зарубежных продуктов, рассмотренных в статье, для этого наилучшим образом подходит решение Hyperion Performance Scorecard , представляемое Oracle.

2. Если основной упор делается на бизнес-процессы, протекающие в компании, то тогда оптимален продукт компании IBM — IBM WebSphere Business Modeler.

(Необходимо уточнить, что выбор программного обеспечения таких производителей, как IBM, Oracle, SAP, определяется выбором ERP -системы соответствующего производителя. Их ПО для бизнес-моделирования — это подсистемы комплексных продуктов.)

3. Из российских продуктов наиболее целесообразно использование ИНТАЛЕВ: Корпоративный навигатор , если требуется сделать описание всей компании (холдинга) в целом, а не только отдельно взятой бизнес-единицы (подразделения или филиала).

Информация получена от представителей производителей на территории РФ или с официальных сайтов производителей.

ARIS Business Performance Edition .

Реализуется средствами системы IBM Rational ClearCase

1. ARIS Express http://www.ariscommunity.com/aris-express - инструмент для моделирования бизнес-процессов, достаточно простой в установке и использовании, так что его могут применять и начинающие пользователи, и студенты вузов. Данный продукт прнадлежит к семейству средств моделирования ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems) компании IDS Scheer (в настоящее время являющейся частью фирмы Software AG), широко представленных на российском рынке, локализованных еще несколько лет назад и даже обеспеченных русскоязычной технической поддержкой. Семейство продуктов ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems), которые производит компания IDS Scheer, включает не только инструменты моделирования бизнес-процессов и публикации моделей, но и интегрирующиеся между собой средства разработки системы сбалансированных показателей, оценки и оптимизации стоимости бизнес-процессов, их имитационного моделирования, инструменты, упрощающие внедрение ERP-систем, проектирование распределенных приложений и ИТ-инфраструктуры, а также инструменты контроля за выполнением бизнес-процессов. Ведущие аналитические компании Gartner Group и Forrester Research относят компанию IDS Scheer к лидерам мирового рынка средств моделирования и анализа бизнес-процессов.

2. Bizagi Process Modeler http://www.bizagi.com/ - бесплатное программное обеспечение для создания диаграмм процессов и документации в нотации стандарта BPMN.

3. Business Studio http://www.businessstudio.ru/ - система бизнес-моделирования от отечественного производителя, позволяющая компаниям ускорить и упростить развитие своей системы управления, внедрение системы менеджмента качества. Есть бесплатная версия. Основные решаемые задачи:
- Формализация стратегии и контроль ее достижения
- Проектирование и оптимизация бизнес-процессов
- Проектирование организационной структуры и штатного расписания
- Формирование и распространение среди сотрудников регламентирующей документации
- Внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ISO
- Формирование Технических заданий и поддержка внедрения информационных систем

4. AllFusion Process Modeler http://www.ca.com/ru/default.aspx - Позволяет проводить описание, анализ и моделирование модели данных — построитель мета-моделей данных. Занимает одно из лидирующих мест в своём сегменте рынка.
Включает три стандартные методологии: IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ).

5. IBM WebSphere Business Modeler http://www-03.ibm.com/software/products/us/en/modeler.. - комплексное средство с удобным пользовательским интерфейсом, предназначенное для моделирования и организации совместной работы как производственного, так и ИТ-персонала.
-Быстрая и беспрепятственная интеграция функций моделирования, построения рабочих процессов и имитации.
-Имитация на основе данных из хранилища, отчеты об изменениях и средства оценки производительности в реальном времени.
-Мониторинг рабочих процессов через Интернет с помощью стандартного браузера.

6.Обзор программ для моделирования бизнес процессов ELMA http://www.elma-bpm.ru/ - Российская разработка. Система управления бизнес-процессами основана на простой идее: идет построение модели бизнес-процессов вашей компании с помощью наглядных диаграмм (нотация BPMN), загружаете эти описания в компьютерную систему ELMA, и программа позволяет отследить исполнение процессов в реальной практике работы предприятия. Есть бесплатная версия.
Помимо управления последовательными задачами, которые выгодно автоматизировать, есть модуль управления проектами. Существующая система контроля (в том числе через модуль управления KPI) и отчетов создает оптимальный условия для работы в команде, в том числе удаленно (особо ценно для филиалов).
Электронный документооборот связан со всеми модулями системы и обеспечивает хранение, классификацию документов. Это значительно экономит время и сводит концепцию «незаменимого работника» к минимуму.
Учет клиентов и прав доступа решен в модуле CRM: появилась функция интеграции с call центрами. Для рядового пользователя ELMA может быть полезна как альтернатива внутрикорпоративной почте и инструмент управления задачами.

7. Fox Manager Бизнес Процессы